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会社の出張で発生したマイルは個人でためてもよい?

飛行機の航空券をクレジットカードで購入すると、マイルをためることができます。では、出張など仕事で飛行機を利用する場合にマイルをためるとどうなるのでしょうか。今回は、会社の出張で発生したマイルについて、その扱い方を詳しく解説していきます。

会社の出張で発生したマイルの私的利用はNG?

国内線・国際線問わず飛行機を利用するとたまるマイル。たまったポイント数に応じて航空券や豪華商品と交換したり、座席をエコノミーからビジネスへとアップグレードしたり、さまざまな特典を受けることができるため、旅行などで飛行機に乗る方はマイレージカードを持っていた方が断然おトクです。

では、出張など仕事の用事で飛行機を利用する場合にはどうでしょう。会社の経費を使って飛行機を利用しているのに、個人のマイレージカードにポイントをためてしまっても問題ないのでしょうか。このように、出張などで発生したマイルの私的利用については、「業務上横領に該当するのでは?」という声も多く聞かれますが、実際に問題になるかどうかについては「ケースバイケース」といえます。なぜなら、経費の支払いで発生したマイルについて規定された直接的な法律というものは現時点ではないからです。

会社によってはマイルの使用については個人の自由としているところもあれば、社員のマイルを管理して経費節減に役立てているところもあり、出張など仕事上で発生したマイルの私的利用については、その会社が定めている就業規則などのルールによってその判断が変わってくるのです。

会社ルールで私的利用が認められている場合

出張などで頻繁に飛行機を利用し、かつ会社のルールでマイルの私的利用が認められているのに、ためたことがないという方はいませんか? マイルをためる方法はとても簡単ですので、会社が認めているのであれば積極的に活用していきたいものです。では、出張などで飛行機を利用する際に、マイルをためるにはどうしたら良いのでしょうか。

最も効率よく、かつ簡単な方法の一つが、マイレージ機能のついた航空会社のクレジットカードを個人名義で作る方法です。出張などで飛行機を利用する際には、そのクレジットカードで航空券を購入し、一旦費用を建て替えます。あとは、会社の規定に従って立て替えた費用の精算をしましょう。

ここで気をつけなくてはいけないのが、航空券を購入する際に使うマイレージ機能付きのクレジットカードは個人名義でなくてはいけないということです。マイルというのは、原則として飛行機に搭乗した個人に付与されるもので、企業などの法人は対象としていません。そのため、法人カードで支払いをしてもマイルをためることはできないのです。

会社でマイルを管理する場合

出張などで飛行機を利用するとマイルが付与されますが、その扱いについては個人の裁量に任せているという企業も珍しくありません。ただしその場合、出張の多い特定の社員だけがマイルを受け取り続けるという状況が続くこともあり、出張のない業務に就いている社員の間で不満が生じてしまうこともあります。そうしたリスクを回避するためには、経費で飛行機を利用して付与されたマイルの私的利用を認めずに、会社でマイルを管理するというのも方法の一つでしょう。

では、実際に会社でマイルを管理する場合の主な方法を詳しく見ていきましょう。

会社で航空券を手配する

経費で飛行機を利用する際には、会社が航空券を手配することによって従業員にマイルが付与されることを防ぎます。

マイルの報告を義務付ける

従業員が個人のクレジットカードを使って航空券を手配する場合には、付与されたマイルを報告するように義務付けます。経費精算の時には、取得したマイルを合わせて計上するように従業員に周知しましょう。

私的利用禁止のルールに違反するとどうなる?

経費を利用した飛行機のマイルを私的利用することについては、明確に禁止している法律はありません。そのため、出張などでためたマイルを個人的に利用したとしても、業務上横領となる可能性は限りなくゼロに近いといえます。

ただし、これはあくまでも法律上の解釈であって、会社側が就業規則などのルールで私的利用を禁止しているのにマイルを無断でためてしまうと、就業規則違反によるペナルティを課せられることになります。出張などで頻繁に飛行機を利用する際には、事前に会社の規定を確認しておくことが大切です。

公務員の公用マイレージカード活用

民間企業の場合、経費を利用した飛行機のマイルを私的利用することは、各会社の判断に委ねられているため、企業によっては個人のクレジットカードでマイルをためることができる場合もあります。では、公務員の場合はどうでしょう。実は公務員のマイルに関する扱いについては、各省庁の判断に委ねられているため、私的利用が法律によって禁止されているわけではありません。

とはいえ、公務員の場合経費というのは税金で賄われているわけですから、私的利用はまずいのではないかと判断し、実際には個人のクレジットカードでマイルをためることは自粛するように要請しているところも多いようです。ただし、外務省の職員のように頻繁に飛行機を利用する省庁では、公用のマイレージカードを用意し、それを活用することで経費節減をしているところもあります。

マイレージサービスにはさまざまな特典があるため、出張などで飛行機を利用する際に個人でマイルをためることが認められている場合には、航空会社のクレジットカードを作っておくのがおすすめです。また、会社でマイルをためて経費節減を行うことも検討してみてはいかがでしょうか。詳しくは、「法人カードでマイルをためる方法とそのメリット」をご覧ください。